Bürokratieabbau ist das Versprechen jeder Bundesregierung, und erstmals seit Jahren zeigen die amtlichen Zahlen tatsächlich nach unten. Im Alltag vieler Betriebe kommt davon jedoch wenig an. Wer auf die große Entlastung aus Berlin wartet, verschenkt Zeit. Der größere Hebel liegt oft im eigenen Unternehmen.
Was die aktuellen Zahlen zeigen
Der Nationale Normenkontrollrat (NKR) meldet in seinem Jahresbericht 2025, veröffentlicht im Oktober 2025, eine Trendwende: Im Berichtszeitraum von Juli 2024 bis Juni 2025 sank der jährliche Erfüllungsaufwand um rund 3,2 Milliarden Euro, davon entfiel rund eine Milliarde Euro auf die Wirtschaft. Die Relationen bleiben trotzdem ernüchternd. Seit 2011 ist der Erfüllungsaufwand um 16,8 Milliarden Euro gestiegen, die jährlichen Bürokratiekosten beziffert der Rat auf rund 64 Milliarden Euro. Zugleich warnt der NKR, dass seit August 2025 neue, stark belastende Vorhaben beschlossen wurden, etwa die Umsetzung der NIS-2-Richtlinie zur Cybersicherheit.
Das Statistische Bundesamt misst die Entwicklung mit dem Bürokratiekostenindex, der die Kosten aus Informations- und Meldepflichten der Wirtschaft abbildet. Mit Stand 19. Mai 2026 lag er für März 2026 bei 96,37 Punkten (Januar 2012 = 100). Das ist ein Rückgang, aber keiner, der den Arbeitsalltag spürbar verändert.
Warum das Thema den Mittelstand besonders trifft
Bürokratie wirkt regressiv: Je kleiner das Unternehmen, desto schwerer wiegt sie. Eine Studie des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn für die IMPULS-Stiftung aus dem Jahr 2022 hat drei Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus im Detail untersucht. Die bürokratischen Aufwendungen lagen zwischen einem Prozent des Umsatzes im größten und gut drei Prozent im kleinsten Unternehmen. Besonders aufwendig waren Vorgaben aus Steuern, Zoll und Normen sowie aus Arbeits- und Umweltschutz.
Die Belastung ist nicht nur eine Kostenfrage. In einer Befragung des IfM Bonn im Auftrag der Initiative Neue Soziale Marktwirtschaft (2023) gaben mehr als 90 Prozent der Unternehmen an, dass die Bürokratiebelastung in den vergangenen fünf Jahren gestiegen sei. Nur gut 40 Prozent waren sich sicher, alle Rechtsnormen vollumfänglich umzusetzen. Fast acht von zehn Unternehmen erwarten, dass Bürokratie ihnen die Freude an der unternehmerischen Tätigkeit weiter verleiden wird. Ein Chartbook des IfM Bonn vom März 2024 ergänzt: In jedem vierten Unternehmen findet „autonomer Bürokratieabbau“ statt, einzelne Pflichten werden also schlicht nicht mehr erfüllt. Das ist verständlich, aber riskant.
Was die Politik zuletzt geändert hat
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten. Für die meisten Unternehmen am greifbarsten: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, also etwa Rechnungen und Zahlungsbelege, wurde nach aktueller Rechtslage (Stand: September 2026) von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Neuregelung gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren. Für von der BaFin beaufsichtigte Institute galt die Verkürzung erst ab dem 1. Januar 2026. Zudem können Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz grundsätzlich in Textform, etwa per E-Mail, übermittelt werden; für Branchen wie Bau und Gastgewerbe bleibt die Schriftform Pflicht.
Die aktuelle Bundesregierung hat sich vorgenommen, die Bürokratiekosten der Wirtschaft um 25 Prozent (rund 16 Milliarden Euro) zu senken. Nach Angaben des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung wurden zwischen dem ersten Entlastungskabinett im November 2025 und dem zweiten am 15. Juli 2026 Maßnahmen mit einer jährlichen Entlastung von rund zehn Milliarden Euro auf den Weg gebracht. Ein Teil davon wirkt erst, wenn die Gesetze vollständig umgesetzt sind.
Der Staat kann Pflichten streichen. Die Zeit, die ein Unternehmen mit den verbleibenden verbringt, entscheidet es weitgehend selbst.
Was Unternehmer jetzt tun sollten
Der wirksamste Bürokratieabbau im Unternehmen beginnt nicht beim Gesetzgeber, sondern bei der Frage, wie effizient bestehende Pflichten erfüllt werden. Eine kurze Checkliste:
- Pflichten-Inventar anlegen: Alle regelmäßigen Melde-, Berichts- und Dokumentationspflichten erfassen, mit Verantwortlichen, Aufwand in Stunden und Rechtsgrundlage. Erst die Übersicht zeigt, wo die Zeit tatsächlich verloren geht.
- Fristenkalender führen: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnmeldungen, Statistikpflichten und Prüftermine zentral bündeln, statt sie in einzelnen Postfächern zu verwalten.
- Prozesse digitalisieren: Die ab 2025 schrittweise verpflichtende E-Rechnung ist ein Anlass, den gesamten Belegfluss medienbruchfrei zu gestalten. Wiederkehrende Übergaben zwischen Systemen lassen sich oft mit No-Code-Automatisierung abbilden; wer größere Brüche hat, sollte über eine strukturierte ERP-Einführung nachdenken.
- Schnittstelle zum Steuerberater klären: Welche Belege wann in welchem Format übergeben werden, sollte schriftlich vereinbart sein. Digitale Belegübermittlung spart auf beiden Seiten Rückfragen.
- Aufbewahrungsfristen nutzen: Archiv- und Löschkonzepte an die Acht-Jahres-Frist anpassen. Dabei beachten: Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, solange sie etwa für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO), und andere Gesetze können längere Fristen vorsehen.
- Pflichten nicht stillschweigend ignorieren: Wer eine Vorgabe für unverhältnismäßig hält, sollte das mit Beratern prüfen und über Verbände oder Kammern melden, statt sie einfach auszusetzen.
Fazit
Die amtlichen Zahlen deuten auf eine leichte Trendwende, doch das Niveau der Bürokratiekosten bleibt hoch, und neue Pflichten kommen hinzu. Für Unternehmer lohnt es sich, politische Entlastungen wie die kürzere Aufbewahrungsfrist konsequent zu nutzen und parallel die eigenen Abläufe zu durchleuchten. Wer seine Pflichten kennt, bündelt und digital abwickelt, gewinnt Zeit zurück, unabhängig davon, wie schnell der Gesetzgeber liefert.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Anlage-, Steuer- oder Rechtsberatung dar. Maßgeblich ist die individuelle Prüfung durch qualifizierte Berater.
Quellen
- Nationaler Normenkontrollrat – Pressemitteilung zum Jahresbericht 2025 (2. Oktober 2025) – https://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/SharedDocs/Pressemitteilungen/DE/2025/2025-10-02-nkr-jahresbericht-2025.html
- Nationaler Normenkontrollrat – Jahresbericht 2025 – https://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/SharedDocs/Downloads/DE/Jahresberichte/2025-jahresbericht.pdf?__blob=publicationFile&v=5
- Statistisches Bundesamt – Bürokratiekostenindex – https://www.destatis.de/DE/Themen/Staat/Buerokratiekosten/Erfuellungsaufwand/buerokratiekostenindex.html
- IfM Bonn – Holz/Icks/Nielen (2023): Analyse zur Bürokratiebelastung in Deutschland, im Auftrag der INSM – https://www.ifm-bonn.org/fileadmin/data/redaktion/publikationen/externe_veroeffentlichungen/dokumente/IfM_Bonn_INSM_B%C3%BCrokratie_2023.pdf
- IfM Bonn – Brink/Icks (2024): Mehr Vertrauen bitte! Chartbook Bürokratie – https://www.ifm-bonn.org/fileadmin/data/redaktion/publikationen/chartbooks/Chartbook_Buerokratie_2024.pdf
- IfM Bonn – Icks/Weicht (2022): Bürokratiekosten von Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau, Studie für die IMPULS-Stiftung – https://www.ifm-bonn.org/fileadmin/data/redaktion/publikationen/externe_veroeffentlichungen/dokumente/2023-01_IMPULS_IfM_Kurzstudie_B%C3%BCrokratiekosten.pdf
- Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung – Bürokratierückbau – https://bmds.bund.de/themen/staatsmodernisierung/buerokratierueckbau
- Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung – 2. Entlastungskabinett – https://bmds.bund.de/themen/staatsmodernisierung/buerokratierueckbau/2-entlastungskabinett
- Deutscher Bundestag, hib – Bundesregierung meldet Fortschritte beim Bürokratieabbau – https://www.bundestag.de/presse/hib/kurzmeldungen-1206112
- § 147 AO – gesetze-im-internet.de – https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- § 257 HGB – gesetze-im-internet.de – https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
- Haufe – Bürokratieentlastungsgesetz: Aufbewahrungspflichten verkürzt – https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/buerokratieentlastungsgesetz-aufbewahrungspflichten-verkuerzt_186_634670.html
- Noerr – Die wichtigsten arbeitsrechtlichen Änderungen des BEG IV im Überblick – https://www.noerr.com/de/insights/die-wichtigsten-arbeitsrechtlichen-aenderungen-des-beg-iv-im-ueberblick
