E-Rechnung: Wie sich der Rechnungsverkehr bis 2028 verändert

In drei Monaten endet die erste Schonfrist. Wer seinen Geschäftskunden im Inland ab dem 1. Januar 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schickt, braucht dafür einen Grund, den das Gesetz ausdrücklich zulässt. Ab 2028 gibt es diesen Grund für niemanden mehr. Die E-Rechnung ist damit nicht länger ein IT-Projekt am Rande, sondern der neue Normalfall im deutschen B2B-Geschäft – und nur die erste Stufe einer europäischen Entwicklung, die bis 2035 reicht.

Was das Gesetz verlangt

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG neu gefasst hat. Seitdem unterscheidet das Umsatzsteuergesetz zwei Arten von Rechnungen: die elektronische Rechnung, definiert als Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“, und die „sonstige Rechnung“, die „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird“ (§ 14 Abs. 1 UStG).

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, also der EN 16931 gemäß Richtlinie 2014/55/EU. Verpflichtend ist die E-Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Für die Praxis entscheidend ist ein Satz aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums: Eine per E-Mail versandte PDF-Datei ist eine „sonstige Rechnung“ – keine E-Rechnung. Das gilt auch dann, wenn das PDF sauber gestaltet und maschinell erzeugt wurde.

Eine PDF-Rechnung ist digital, aber im Sinne des Umsatzsteuergesetzes keine E-Rechnung.

Der Fahrplan: 2025, 2027, 2028

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Nach aktueller Rechtslage (Stand: September 2026) ergibt sich folgender Zeitplan:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht.
• Bis 31. Dezember 2026: Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format wie PDF übermittelt werden.
• Bis 31. Dezember 2027: Diese Erleichterung gilt für Umsätze des Jahres 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Unabhängig vom Umsatz bleibt 2027 zudem der Rechnungsaustausch per EDI zulässig, auch wenn das Format nicht der EN 16931 entspricht.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt ohne Übergangsregel für alle inländischen B2B-Umsätze, die unter § 14 Abs. 2 UStG fallen.

Maßgeblich für die 800.000-Euro-Grenze ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz, nicht der handelsrechtliche Umsatz aus dem Jahresabschluss. Unternehmen nahe der Schwelle sollten die Abgrenzung mit ihrer Steuerberatung klären.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht bleiben laut BMF unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Kleinunternehmer. Letztere müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können.

Welche Formate zählen

Das BMF nennt zwei Formatfamilien, die die Anforderungen erfüllen:

• XRechnung: ein reines XML-Format, das bereits aus der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bekannt ist.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben abbilden.

Bei hybriden Formaten ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht die lesbare PDF-Ansicht. Daneben können Rechnungsaussteller und -empfänger nach § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG ein anderes Format vereinbaren, sofern es die richtige und vollständige Extraktion der Rechnungsangaben in ein zur EN 16931 kompatibles Format ermöglicht.

Was die BMF-Schreiben klarstellen

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2024 ein erstes Anwendungsschreiben veröffentlicht und am 15. Oktober 2025 ein zweites nachgelegt, mit dem auch der Umsatzsteuer-Anwendungserlass angepasst wurde. Drei Punkte sind für Unternehmen besonders relevant:

Empfang: Für den Empfang genügt nach Aussage des BMF bereits ein E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht vorgeschrieben.

Fehlerarten: Das zweite Schreiben unterscheidet zwischen Formatfehlern und inhaltlichen Fehlern. Eine Rechnung mit Formatfehler, die nicht der EN 16931 entspricht, gilt nicht als E-Rechnung. Inhaltliche Fehler – etwa ein falscher Steuersatz – betreffen dagegen die Pflichtangaben und damit unmittelbar den Vorsteuerabzug.

Archivierung: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz in seinem ursprünglichen Format, sodass er bei einer Prüfung maschinell auswertbar bleibt. Eine reine PDF-Ablage genügt nicht. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre; im Übrigen gelten die GoBD.

Der europäische Rahmen: ViDA

Die deutsche Regelung ist Teil einer größeren Bewegung. Am 11. März 2025 hat der Rat der EU das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) endgültig verabschiedet, veröffentlicht wurde es am 25. März 2025 im Amtsblatt. Es besteht aus einer Richtlinie, einer Verordnung und einer Durchführungsverordnung.

Für den Rechnungsverkehr sind zwei Daten zentral. Nach Angaben der Europäischen Kommission gelten ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU, auf Basis strukturierter E-Rechnungen nach EN 16931. Bis zum 1. Januar 2035 müssen die Mitgliedstaaten bestehende nationale Meldesysteme an das EU-Modell angleichen. Zugleich können Mitgliedstaaten seit Inkrafttreten des Pakets am 14. April 2025 nationale E-Rechnungspflichten einführen, ohne dafür eine gesonderte Ausnahmegenehmigung zu benötigen – eine europarechtliche Absicherung für Modelle wie das deutsche.

Die Treiber

Hinter der Entwicklung stehen drei Motive, die sich gegenseitig verstärken:

• Betrugsbekämpfung: Strukturierte Rechnungsdaten erleichtern es der Finanzverwaltung, Umsatzsteuerbetrug zu erkennen. Der Rat nennt die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug ausdrücklich als Ziel von ViDA.
• Bürokratieabbau: Maschinenlesbare Rechnungen lassen sich ohne manuelle Erfassung verbuchen und prüfen.
• Harmonisierung: Ein gemeinsamer Standard verhindert, dass jeder Mitgliedstaat ein eigenes, inkompatibles System aufbaut.

Szenarien: Wie es nach 2028 weitergehen kann

Gesichert ist bislang wenig über den nächsten Schritt in Deutschland. Das BMF schreibt in seinen FAQ, eng verbunden mit der E-Rechnung sei „die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems“. Einen Starttermin nennt das Ministerium nicht.

Denkbar sind im Kern zwei Entwicklungen. Im ersten Szenario bleibt die E-Rechnung zunächst ein reiner Austausch zwischen Unternehmen, und ein Meldesystem folgt erst im Zuge der EU-Vorgaben für grenzüberschreitende Umsätze ab 2030. Im zweiten Szenario baut Deutschland ein nationales Meldesystem auf, bei dem Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt werden – ähnlich wie es andere EU-Staaten bereits praktizieren. Spätestens bis 2035 müsste ein solches System mit dem EU-Modell kompatibel sein.

Für Unternehmen ist die Konsequenz in beiden Fällen dieselbe: Wer seine Rechnungsdaten heute sauber strukturiert, erzeugt und verarbeitet, hat die Grundlage für jede spätere Meldepflicht bereits gelegt. Wie grundlegend solche Umstellungen die Organisation verändern, zeigt der Rückblick auf fünf Jahre Digitalisierung im Mittelstand.

Die E-Rechnung ist keine Formatfrage, sondern die Datenbasis für die künftige Umsatzsteuermeldung.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Die folgende Checkliste bündelt die wichtigsten Schritte:

1. Empfangskanal festlegen: Eine zentrale Adresse oder Schnittstelle für eingehende E-Rechnungen definieren und Lieferanten mitteilen. Rechtlich genügt ein E-Mail-Postfach, organisatorisch ist ein eigener Kanal meist übersichtlicher.
2. Umsatzgrenze prüfen: Klären, ob der Gesamtumsatz 2026 über oder unter 800.000 Euro liegt. Davon hängt ab, ob 2027 noch PDF- oder Papierrechnungen ausgestellt werden dürfen.
3. ERP- und Buchhaltungssoftware prüfen: Kann das System XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugen, einlesen, validieren und lesbar darstellen? Gegebenenfalls Updates oder Zusatzmodule einplanen.
4. Archivierung anpassen: Den strukturierten Datensatz im Originalformat revisionssicher und GoBD-konform für acht Jahre aufbewahren – nicht nur die PDF-Ansicht.
5. Prozesse neu ordnen: Eingangsprüfung, Freigabe und Verbuchung auf strukturierte Daten ausrichten. Hier entsteht der eigentliche Effizienzgewinn, etwa durch automatischen Abgleich mit Bestellung und Wareneingang.
6. Fehlerbehandlung regeln: Festlegen, wer Rechnungen mit Format- oder Inhaltsfehlern prüft und beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordert.
7. Lieferanten und Kunden informieren: Frühzeitig abstimmen, welche Formate und Übertragungswege genutzt werden, und Stammdaten wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aktualisieren.
8. Steuerberatung einbinden: Sonderfälle wie Dauerleistungen, Gutschriften oder Anzahlungsrechnungen gezielt klären.

Strukturierte Rechnungsdaten sind zudem ein Gewinn für die Unternehmenssteuerung: Sie liefern eine verlässliche Grundlage für Auswertungen zu Einkauf, Zahlungszielen und Liquidität – ein Aspekt, der in der Diskussion über Daten und Analytics als Wettbewerbsvorteil oft unterschätzt wird.

Fazit

Der Rechnungsverkehr in Deutschland wird in drei Schritten umgebaut: Empfangspflicht seit 2025, Ende der allgemeinen Übergangsfrist Ende 2026, volle Ausstellungspflicht ab 2028. Mit ViDA folgen ab 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze, bis 2035 die Angleichung nationaler Systeme. Unternehmen, die die verbleibende Zeit nutzen, um Software, Archivierung und Prozesse auf strukturierte Daten umzustellen, erfüllen nicht nur eine Pflicht – sie schaffen die Voraussetzung für eine weitgehend automatisierte Buchhaltung.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Anlage-, Steuer- oder Rechtsberatung dar. Maßgeblich ist die individuelle Prüfung durch qualifizierte Berater.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz, § 14 – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• Umsatzsteuergesetz, § 14b – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Umsatzsteuergesetz, § 27 – https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• Bundesministerium der Finanzen – Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
• Bundesministerium der Finanzen – BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5
• IHK Köln – Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 – https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/steuern/bmf-schreiben-zur-e-rechnung-vom-15-10-2025-6774012
• Rat der EU – Taxation: Council adopts VAT in the digital age package – https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2025/03/11/taxation-council-adopts-vat-in-the-digital-age-package/
• Europäische Kommission – VAT in the Digital Age (ViDA) – https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en